8 (707) 919-10-00 (для справок)
8 (777) 033-66-03 (только Whats App)
Прием научных статей:   info@index-kz.com
Прием Инвест-проектов:   investment@index-kz.com
Сотрудничество:  ceo@index-kz.com
Бюро перевода:  translator@index-kz.com

17. Организация и планирование деятельности

Организация и планирование деятельности

Введение
Лист вопросов и заданий
Дневник хозяйственных операций
Перечень заданий с отметкой о выполнении
Перечень заданий с ответственным исполнителем
План-график на неделю
План-график с ответственным исполнителем
Периодическая деятельность на неделю
Распределение дел и заданий на месяц
Распределение дел и событий на год
Заключение

Введение

В статье Развитие бизнеса: от наемного работника до инвестора описаны проблемы развития бизнеса, связанные с недостаточным финансированием.

В любой фирме существуют также проблемы управление, с которыми сталкивается руководители и менеджеры. Они постоянно занимается планированием собственной деятельности, а также организует деятельность своих сотрудников.

Проблема организация деятельности и ее планирования встает перед каждым человеком, когда он стремиться достичь своих целей за определенный срок. Обычный человек планирует свою деятельность абсолютно стихийно, используя для этого любой попавшийся листок бумаги. Его это устраивает.


В процессе реализации бизес-проектов, а также во время запуска фирмы, консультант постоянно сталкивается с необходимостью не только организовать свой труд, но и обучить этому сотрудников консультируемой фирмы.

Настоящая статья описывает самые простые формы планирования, организации и контроля деятельности, которые проверены на практике консалтинговой деятельности Агентства.

Лист вопросов и заданий

Это самая простая форма способ планирования, которую использует каждый человек.
Берем листок бумаги, на нем пишем перечень нерешенных вопросов, напоминаний для себя, составляем список задач, которые нужно решить.

Приведем пример. Утром составляется список продуктов, которые нужно купить в магазине к вечеру и список дел на текущий день. В течение дня этот список используется как напоминание, что нужно сделать.
После окончания рабочего дня и проведенных закупок, список становится не нужен. Его можно выбросить. Хотя, можно еще раз сверить, все ли сделано.


Лист вопросов и заданий:

Служит
- для фиксации возникающих вопросов
- для записи задач и дел

Используется
- Как напоминание о делах

- для планирования деятельности в течение дня, недели
- Для оперативного контроля результатов

Дневник хозяйственных операций

Лист вопросов и заданий обычно составляется и применяется для личного пользования. Иногда требуется проконтролировать деятельность другого человека, например сотрудника, или следить за процессом собственной деятельности.
Тогда используется дневник хозяйственных операций, который по форме похож на Лист вопросов и заданий.

В Дневник хозяйственных операций записывается все дела, после их осуществления и даже результат. Форма заполнения - свободная. Для удобства последующего анализа результатов, в первой колонке ставится дата.

Пример: продавец в торговой палатке записывает все продажи товара, а потом владелец палатки анализирует записи и контролирует продажи товара.

Дневник хозяйственных операций:

Служит
- для отражения деятельности
- для последующего анализа деятельности

Используется
- Для оперативного контроля процесса деятельности
- Для поиска конкретных операций в процессе ревизии

- Для восстановления процесса деятельности и анализа

Перечень заданий с отметкой о выполнении

Когда происходит систематическое применение Листа вопросов и заданий, то оказывается его можно использовать не только для оперативного контроля деятельности в текущий момент.


Если добавить еще один столбец, где фиксировать выполнение задания в виде некоторой отметки, то можно контролировать процесс выполнения заданий уже достаточно продолжительный срок.

Например, в ежедневнике записываем все дела и задания на месяц. Потом в течение месяца осуществляем мониторинг деятельности и ставим отметки о результатах.

Можно делать следующие отметки о выполнении задания:
- задание выполнено : + ( плюс)
- работа идет: . (точка)
- задание не выполнено: - (минус)

- задание очень важно: ! (восклицательный знак)

В следующий месяц невыполненные задания переносятся в новый список заданий. Естественно, все новые задания ставятся в конец списка и тоже ставятся на контроль.


Перечень заданий с отметкой о выполнении

Служит:

- для записи заданий
- для подсчета количества заданий
- для выделения важности заданий
- для исключения выполненных заданий

Используется

- как напоминание о заданиях
- для планирования деятельности в течение дня, недели, месяца
- для оперативного контроля результатов деятельности


Перечень заданий с ответственным исполнителем

Добавив еще одну графу - ответственный исполнитель, мы получаем Перечень заданий с определенным ответственным исполнителем и отметкой о выполнении.
В таком виде эта форма превращается в мощный инструмент контроля деятельности подчиненных, который может использовать руководитель.


Перечень заданий составляется заранее, в процессе планирования деятельности. Затем при проведении оперативного совещания руководитель распределяет задания между подчиненными. Фиксируется ответственный исполнитель по каждому заданию.

Далее, во время проведения еженедельных (еженедельных) оперативных совещаний, руководитель проходит по всему списку и строго спрашивает с каждого ответственного исполнителя результат выполнения заданий.
Если задание выполнено, то руководитель (или его помощник) ставит отметку о его выполнении. А затем добавляет новое задание исполнителю.
Используя такой способ контроля подчиненных, можно повысить результативность работы сотрудников уже в течение одного месяца.

Перечень заданий с ответственным исполнителем:

Служит
- для записи заданий
- для подсчета количества заданий
- для выделения важности заданий
- для исключения выполненных заданий

Используется
- как напоминание о заданиях
- для планирования деятельности в течение дня, недели, месяца
- для оперативного контроля результатов деятельности

- для контроля загрузки и результативности работы подчиненных


План-график на неделю

Повышение эффективности управленческой деятельности сводится не только к контролю за деятельности подчиненных. Необходимо заранее планировать, что и когда делать по каждому заданию каждый день в течение текущей недели.

Для этого перечень заданий дополняется новыми столбиками с днями недели.
В процессе планирования деятельности бывает необходимо правильно распределять задания, особенно, если эти задания связаны между собой.

Этот способ планирования широко используется в строительных организациях, где существуют подобные планы-графики выполнения работ. Графики могут составляться на несколько месяцев. Подобное планирования называется сетевым планированием. Существуют даже компьютерные программы, которые используются для создания полного плана-графика реализации строительного проекта.

План-график на неделю:


Служит
- для планирования деятельности на неделю
- для распределения этапов выполнения заданий по дням

- для оперативного планирования и согласования нескольких заданий

- для выявления несогласованности заданий

Используется

- для оперативного контроля хода выполнения заданий
- для контроля результатов деятельности

План-график с ответственным исполнителем

Дополнив план-график графой с ответственным исполнителем и отметкой о выполнении, руководитель получает возможность контроля деятельности исполнителей в полном объеме.

План-график с ответственным исполнителем:

Служит
- для планирования деятельности на неделю
- для распределения этапов выполнения заданий по дням
- для оперативного планирования и согласования нескольких заданий
- для распределения заданий между подчиненными

Используется
- для оперативного контроля за ходом выполнения заданий
- для контроля результатов деятельности
- для контроля загрузки и результативности работы подчиненных


Периодическая деятельность на неделю

Любая производственная деятельность имеет свой ритм. В процессе организации деятельности начинающей Фирмы, консультанту приходится настраивать этот ритм.

Для этого используется новая форма в виде таблицы. Столбцы - дни недели, а колонки - часы работы, например офиса. Такая форма используется для организации деятельности сотрудников Фирмы и посетителей офиса.

Наличие такой таблицы - признак некоторой зрелости организации, которая уже занимается не только деятельностью, но и распределением собственных ресурсов.
А это позволяет осуществлять контроль результатов деятельности сотрудников уже в количественном виде.

Например, для офиса продаж, можно определить количество заключенных договоров, средняя сумма договора, его трудоемкость. Это - основа для профессионального экономического планирования и составления бюджета доходов и расходов Фирмы.

График распределения периодических дел на неделю:

Служит:
- для распределения рабочего времени и других ресурсов фирмы
- для планирования деятельности
- для оперативного контроля выполнения сотрудниками распорядка дня

Используется
- для организации деятельности сотрудников Фирмы

- для организации взаимодействия с клиентами и партнерами

- для устранения конфликтов между сотрудниками в борьбе за ресурсы Фирмы


Распределение дел и заданий на месяц

В дальнейшем вся деятельность фирмы распадается на 2 части. Периодическая деятельность и разовая деятельность.
Часть подразделений занимается производственной деятельностью с недельным ритмом. Они приносят основную прибыль.

Другие подразделения все еще используют календарное планирование, но уже планируют свои задания не на неделю, а на месяц.
Точно также можно в месячный план-график добавить графу с ответственным исполнителем и отметкой о выполнении. Месячный план-график используется руководителями подразделений для составления собственных недельных планов, а руководством для контроля деятельности менеджеров.

График распределения дел и заданий на месяц

Служит:
- для распределения рабочего времени
- для планирования деятельности
- для оперативного контроля графика выполнения работ

Используется

- для организации деятельности сотрудников Фирмы
- для оперативного контроля результатов
- для организации взаимодействия с клиентами и партнерами

Распределение дел и событий на год

Существуют также квартальные и годовые планы, но не используются для оперативного управления деятельностью. Такие планы служат для организации будущих событий, в которых принимают участие сотрудники, партнеры и клиенты Фирмы.

График распределения дел и событий на год состоит из календаря на весь год и списка будущих дел и событий.

Составляется список дел и событий. Затем дела или события выделяется на календаре разным цветом или значком на дате. После всесторонних согласований график утверждается руководителем организации.

Чем дольше существует Фирма, тем на более длительные сроки она планирует свою деятельность. Например, Стратегический план развития , который создается на 3, 5 и более лет.
Хотя следует заметить, что долгосрочное планирование, практически не помогает управленцам в текущей деятельности. Для эффективного управления нужно обеспечить единство долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов, дополненных отчетными формами нижестоящих сотрудников перед своими руководителями.

График распределения дел и событий на год

Служит:
- для выделения важных событий в фирме
- для распределения и согласования продолжительных дел

- для распределения рабочего времени
- для планирования деятельности

Используется

- для организации деятельности сотрудников Фирмы, партнеров и клиентов
- для согласования краткосрочных планов
- при составлении бюджета и бизнес-планов Фирмы


Заключение

В данной статье описаны наиболее простые способы планирования, которые существуют в практике деятельности многих предприятий и организаций.

Следует заметить, что даже самая простая форма - Лист вопросов и заданий уже требует от сотрудника фирмы наличие некоторой культуры планирования и исполнительской дисциплины.

Чем дольше существует организация, тем больше различных форм планирования и контроля она использует. Смотрите Управление предприятием через моделирование материальных и финансовых потоков.


Искушенный Инвестор, прежде чем инвестировать средства в чужой бизнес, может ознакомиться с формами организации и планирования деятельности, существующие в Фирме.
Наличие определенного управленческого опыта у Инвестора позволяет ему легко сделать вывод о будущем инвестируемой Фирмы и определить, что может случиться с его деньгами.


В следующей рассылке мы опишем более сложные формы и способы планирования, которые используются при разработке и реализации бизнес-проектов.